Business Services

American International College Vendor Payment Policy

Scope:

 

This Payment policy applies to all supplier payments of American International College Except Petty cash transactions below 200 KD.

 

Purpose:

 

The purpose of this policy is to establish guidelines and procedures to effectively manage the Accounts Payable payments processes.

 

American International College standard payment terms are as follows:
 

  • Invoices and claims received by the accounts team will be processed and released twice in a month dated 10th & 25th of each month. This means If the accounts team receives invoices with the supporting’s before 02nd of the current month & after 17th  of the previous month will be paid on 10th of the current month & if the invoices are received on or after  02nd of the current month & on or before 17th  of the same month will be paid on 25st of the current month.
  • If the deadline falls on a holiday or weekends, the amounts released on the next working day. It is the goal of the Accounts Payable Division to provide a two-week turnaround from the time the invoice and all supporting documentation are received to process payment of the invoice.
  • Suppliers can collect their cheques from the campus only between 9 am to 2 pm on the above-mentioned dates, which is the 10th & 25th of every month.
  • We pay only correct invoices and in the case of any disagreements concerning the content of invoices, we require to be issued a new corrected invoice/credit note to process the payment. Those payments will be processed with the next cycle.
  • Any invoicing or payment inquiries should be directed to the following email or Landline number. Email: accounts@aic.edu.kw, Tel: +965 22262500 Ext: 3020/3021.

 

Name of the Company:

 

Authorized Signature/Stamp:

 

Date:  

 

 

 

سياسة الدفع لمورديّ الكلية الأمريكية الدولية

 

النطاق:

 

تنطبق سياسة الدفع هذه على جميع مدفوعات مورديّ الكلية الأمريكية الدولية باستثناء معاملات المصروفات النثرية التي تقل عن 200 دينار كويتي.

 

الهدف:

 

الغرض من هذه السياسة هو وضع إرشادات وإجراءات لإدارة عمليات دفع الفواتير بفعالية.

 

شروط الدفع لدى الكلية الأمريكية الدولية هي كالتالي:

 

  1. ستتم معالجة الفواتير والمطالبات التي تلقاها موظفي المحاسبة وإصدارها مرتين في الشهر بتاريخ 10 و 25 من كل شهر، هذا يعني أنه إذا تلقى قسم المحاسبة فواتير من الموردين قبل 02 من الشهر الحالي وبعد 17 من الشهر السابق يتم سداده في العاشر من الشهر الحالي، وإذا تم استلام الفواتير في أو بعد 02 من الشهر الحالي وفي أو قبل 17 من نفس الشهر سيتم دفعها في 25 من الشهر الحالي.
  2. إذا وقع الموعد النهائي في إجازة رسمية أو عطلة نهاية الأسبوع ، فالمبالغ المفرج عنها ستصدر في يوم العمل التالي، يهدف  قسم المحاسبة الى توفير وقت لا يقل أسبوعين من وقت استلام الفاتورة وجميع المستندات الداعمة لإنهاء اجراءات دفع الفاتورة.
  3. يمكن للموردين استلام الشيكات الخاصة بهم من الحرم الجامعي في الوقت المحدد فقط بين الساعة 9 صباحًا إلى 2 مساءً من التواريخ المذكورة أعلاه ، أي 10 و 25 من كل شهر.
  4. نحن ندفع الفواتير الصحيحة فقط وفي حالة وجود أي خلافات بشأن محتوى الفواتير ، نطلب إصدار فاتورة صحيحة جديدة لمعالجة عملية الدفع وسيتم معالجة هذه المدفوعات خلال فترة الدفع التالية.
  5. عند وجود  أي استفسار حول الفواتير  الرجاء ارسال رسالة عبر البريد الإلكتروني او الاتصال هاتفياً على:  accounts@aic.edu.kw ، هاتف: +96522262500 داخلي: 3020/3021.

 

اسم الشركة:

 

التوقيع / الختم المعتمد:

 

 For a PDF copy of the American International College Vendor Payment Policy click here

 

Website Design